Kommunikation

Kommunikationspolitik

Holdning:

Vores kommunikation skal være ærlig, åben, tydelig og klar. Det vi siger, stemmer overens med det, vi gør. Sådan er det både, når vi kommunikerer med hinanden og med omverdenen.

Vi ønsker at arbejde i en kultur, hvor det er nemt at komme til orde, og hvor medarbejderne føler sig godt informeret om firmaets udvikling og de tiltag, ledelsen arbejder med. God kommunikation starter indefra og skaber tryghed, fællesskab og holdånd.

Den mest troværdige og effektive kommunikation er den, der foregår direkte mellem mennesker, men vi bruger også andre kanaler som fx nyhedsbreve, mails og informationsskærm i kantinen.

 

Handling:

Vi prioriterer højt, at ledelsen hver dag mødes med medarbejderne. De medarbejdere, der ikke arbejder i Holstebro, får hver mandag en mail ’Nyt fra Holstebro’ med de samme informationer, som gives til de øvrige medarbejdere.
 

  • Morgenmødet, 1. tirsdag i hver måned: Alle medarbejdere samles i multisalen og får gensidig orientering om økonomi/regnskaber, markedsføringsplaner, nye medarbejdere, nye tiltag, status på projekter, fokusområder, arbejdsmiljøtiltag, arrangementer i Personaleforeningen.
     
  • Ståmødet, alle øvrige dage: Alle får på et stående møde på lageret og i administrationen information om gårsdagens omsætning, om sygdom, fravær, møder, gæster, om dagens fokus osv. Et kort referat sendes til de medarbejdere, der ikke arbejder i Holstebro.
     
  • Opslagstavler i kantinen: Her kan man holde sig orienteret om stort og småt, som relaterer sig til arbejdspladsen.
     
  • Informationsskærm i kantinen: Her får man et overblik over dagens begivenheder fx fødselsdage, gæster i huset, arrangementer, firmabegivenheder osv. Desuden har skærmen en kalender, som viser begivenheder i fremtiden. Alle afdelinger har mulighed for at få en meddelelse eller et foto på infoskærmen – bare giv besked til HR.
 
 
 

Telefonpolitik

Holdning:

Vi ønsker, at vore kunder, forretningsforbindelser og relationer oplever Creativ Company som en dynamisk og serviceorienteret virksomhed, hvor det er nemt at komme i kontakt med den person, man søger. Vi ønsker med færrest mulig ressourcer at levere en så god telefonservice som muligt.

 

Handling:

Det er kollegerne i Kundeservices ansvar at ekspedere indkomne opkald så hurtigt som muligt og at give så præcist et svar som muligt på, hvornår medarbejderen kan træffes igen, hvis han/hun ikke er ved sin telefon.

Det er medarbejderens ansvar at sikre, at vi giver alle en god service ved at:

  • Medarbejderen kan træffes ved telefonen
  • Fraværsmarkere telefonen, når man forlader sin plads
  • Bestræbe os på at ringe tilbage samme dag, med mindre en anden besked er givet.
     

Når man er på kontoret, er telefonen åben, med mindre man er forhindret i at tage den. I så fald er telefonen fraværsmarkeret.

Hvis man er ude af huset hele dagen eller flere dage, skal man fraværsmarkere sin telefon og stille den videre til sin mobiltelefon eller en kollega.

Arbejder man hjemmefra, træffes man på sit hjemmearbejdsnummer eller mobiltelefonen. 

Arbejdsmobiltelefonen er tændt, når man er på arbejde, eller den er omstillet til det direkte nummer.

 

Adfærd:

Vi udviser en høflig adfærd ved telefoniske henvendelser, og præsenterer os med for- og efternavn ved eksterne opkald.

Vi tager imod telefonbeskeder til kolleger.

Ved interne opkald afbryder vi opkaldet, hvis telefonen ikke er besvaret efter tre ’ring’ for at forstyrre kollegerne mindst muligt.

 

IT-politik

Holdning:

Brug af e-mail og internet er en nødvendig del af vores hverdag, og den nemme adgang betyder, at arbejde og privatliv kan komme til at smelte sammen. Nogle bruger IT til at kunne arbejde hjemme, og andre bruger IT til at ordne private ting, mens de er på arbejde.

Vores overordnede holdning til brug af IT er, at man gerne må bruge e-mail og internet til private ting, men at det er ens egen tid – og ikke arbejdstid – man bruger på det. Privat brug må dog aldrig forstyrre eller overbelaste IT-driften.

Vi ønsker ikke regler og forbud for omfanget af privat brug, men forventer, at den enkelte naturligt udviser ansvarlighed, ligesom på alle andre punkter i arbejdsforholdet. De to vigtigst regler er:

1:  Vi bruger vores sunde fornuft i alt, hvad vi foretager os.
2:  Er vi i tvivl, bruger vi regel nr. 1.

 

Handling:

Når man bruger Creativ Companys IT-udstyr, er det sund fornuft at tage disse forholdsregler:

 

Internet:

  • Brug internet med omtanke. Din adfærd på nettet efterlader mange spor. Materiale, du henter, kan være beskyttet af ophavsret eller indeholde data, der potentielt kan være en risiko for virksomhedens IT sikkerhed.
  • Creativ Company må aldrig kunne sættes i forbindelse med nogen former for ulovlige sider. Sker det alligevel, kan det få konsekvenser for ansættelsesforholdet.
  • Hvis du bruger Facebook eller andre sociale medier til arbejdsrelateret kommunikation og/eller vidensdeling, gælder de samme regler, som er beskrevet i vores forskellige politikker angående god tone, mobning, chikane osv.
  • Det er ikke tilladt at lægge internt materiale fra Creativ Company på sociale medier uden aftale med ledelsen. Fester, udflugter og andre arrangementer må selvfølgelig gerne omtales ud fra principperne om sund fornuft og omtanke, og under hensyn til den gældende persondatalov.
  • Hvis det af hensyn til driften er nødvendigt, kan IT-afdelingen uden forudgående varsel åbne en medarbejders mailkonto for at rette en evt. fejl. Overvågning og logning af vores IT-systemer sker alene af hensyn til driften. IT-afdelingen er pålagt fortrolighed og tavshedspligt i forhold til mails og filer og behandler disse i overensstemmelse med standarden i den europæiske databeskyttelseslov.

 

Generel sikkerhed ved brug af Creativ Companys IT-udstyr:

  • Brug en sikker adgangskode, og skift den med jævne mellemrum (se ’Password policy’ IT UserGuide på http://helpdesk.cchobby.dk).
  • Udlevér aldrig din adgangskode til andre, da du risikerer at hæfte for andres adfærd.
  • Det er OK at bruge visse fildelingssystemer, så længe man ikke deler filer som falder ind under GDPR – spørg IT vedr. løsningen til dit behov.
  • Installation af programmer udføres af IT administrator. Ved licensomkostninger, skal dette godkendes af din afdelingsleder.
  • Stop aldrig din PC’s antivirusprogram og svar aldrig på spam-mails. Hvis uheldet er ude, så log af din computer med det samme. Sluk computeren og ring til IT afd. +45 96 10 50 70
  • Gem dine dokumenter på netværkets fællesdrev og dine personlige drev, som begge er omfattet af IT-afdelingens sikkerhedskopiering. Filer gemt lokalt på din pc vil således ikke blive sikkerhedskopieret.
 
 

E-mail kommunikationspolitik

Holdning:

  • Grundlaget for god kommunikation er gensidig respekt. Respekt vises både i den måde, vi taler til - og behandler hinanden på, men også ved at undgå unødvendige forstyrrelser. En forstyrrelse koster typisk 15 min. i forhold til at komme tilbage til samme koncentrationsniveau som før afbrydelsen.
     
  • Når du sender eller videresender en e-mail, skal du vurdere, om det er med til at højne kommunikationen med modtageren. I nogle tilfælde kan det være bedre kommunikation at ringe til eller mødes med modtageren.
     
  • Vi løser ikke konflikter og misforståelser pr. mail. Stop i tide, hvis en korrespondance eskalerer, og ring eller gå direkte til personen i stedet.
     
  • Det er de enkelte afdelinger, der definerer afdelingens retningslinjer for hvor hurtigt e-mails skal besvares, da der er forskellige behov, opgaver og relationer, der skal tilgodeses.  Men som grundregel kan det ikke forventes, at man besvarer mails udenfor arbejdstid.

 

Handling:

Afsendelse af e-mails:

  • Skriv altid i et klart, venligt og respektfuldt sprog, og tænk på, at modtageren skal kunne forstå budskabet udelukkende på skrift og uden at kunne se dig. Tag også hensyn til om der skrives på fremmedsprog, hvor der nemmere kan opstå misforståelser.
     
  • Angiv en fair og tydelig deadline, hvis opgaven kræver det
     
  • Vælg e-mail modtagere med omhu, efter princippet:
    [TIL]: direkte modtager
    [CC]: til information, forvent ikke svar fra personer i CC feltet
    [BCC]: til information, hvor modtagerne ønskes skjult. Brug af dette er udenfor almindelig praksis og bør anvendes med omhu
     
  • Når du sender eller videresender en e-mail, skal du altid overveje, hvem budskabet er relevant for og om der findes andre mere relevante kommunikationsformer. Ved brug af e-mail grupper (DG_xxx), skal du overveje, om alle gruppens medlemmer er relevante modtagere og dermed skal forholde sig til din besked.

 

God skik ved besvarelse af mails:

  • Hvis der ikke er angivet deadline eller tilstrækkelige oplysninger, til at opgaven kan løses, bed da afsenderen om at uddybe.
     
  • Besvar mails snarest muligt, og helst senest dagen efter modtagelse. Hvis ikke dette kan overholdes, planlæg hvornår det er muligt og giv afsenderen besked
     
  • Hvis mailen ikke kan besvares indenfor den angivne deadline, giv da afsenderen besked i god tid
     
  • Brug altid ’Svar til alle’, så alle modtagere holdes orienteret på samme niveau

 

Autosvar:

  • Ved fravær, hvor mails ikke kan besvares, skal der sendes autosvar. Her er det muligt at opsætte forskellige beskeder til interne og eksterne kontakter. Et autosvar skal som minimum indeholde besked om, hvornår man er retur, og hvem der kan kontaktes i fraværsperioden. Alle medarbejdere har en standard mail signatur med eget navn firmalogo, og man skal derfor ikke selv skrive sit navn i autosvaret.

 

Mail signatur:

  • Hvis det er nødvendigt at gøre opmærksom på f.eks. messer, nye kataloger eller lukkedage vedr. højtider, er det muligt at tilføje billede og tekst i Outlook. Billeder bør være fra vores katalog eller hjemmeside, eller et officielt logo for en messe. Den samlede ekstra meddelelse må ikke fylde mere end max. 3x10 cm.
     
  • Overvej altid om budskabet i den ekstra tekst er relevant for alle modtagere, inden den aktiveres.

GDPR (General Data Protection Regulation)

I maj 2018 trådte en ny europæisk persondataforordning i kraft. Den betyder overordnet set, at man som borger har langt større beskyttelse imod, at ens personlige data bliver brugt til noget, man ikke har givet lov til.

For Creativ Company betyder det, at vi har gennemgået vores procedurer vedrørende håndtering af medarbejdernes data som fx kontaktoplysninger, ansættelsesvilkår, referater fra samtaler og jobansøgninger. Herefter har vi sikret os, at alle oplysninger, som findes i papirudgave, er aflåst og at elektroniske oplysninger kun kan tilgås af de mennesker i huset, som har brug for dem. Det gælder fx lønbogholderiet, HR og medarbejderens daglige leder. Disse medarbejdere er desuden instrueret i, hvordan de behandler oplysningerne på sikker vis.

I forhold til brug af medarbejderfotos skal alle give deres skriftlige tilladelse til dette. Samtykkeerklæringen kan til enhver tid trækkes tilbage ved henvendelse til HR.

Ønsker du at vide mere om, hvilke data vi opbevarer om dig og hvordan vi håndterer disse, er du velkommen til at kontakte HR.

Kundedatasikkerhed varetages af eCommerce, og opfylder ligeledes den gældende lovgivning på området. Behandling af kundedata er omtalt på vores webshop.

Copyright © 2021-nu Creativ Company A/S. Alle rettigheder forbeholdes.